Ein ERP, Tabellen, viel Doppelerfassung. Dann ein System, das von selbst läuft.
Ein KMU für technische Dienstleistungen in der Westschweiz, mit Verkaufsteam, Büro und Technikern im Aussendienst. Hier lesen Sie, was wir gemeinsam gebaut haben, in welcher Reihenfolge, was sich verändert hat und was wir heute anders machen würden.
- Branche
- Technische Dienstleistungen, Westschweiz
- Teams
- Verkauf, Büro, Techniker im Aussendienst
- Ausgangslage
- Ein ERP, Tabellen, E-Mails
- Messung
- Über einen Betriebsmonat
Ein Unternehmen, das schneller wächst als seine Werkzeuge.
Anfragen kamen von überall: Website-Formular, Werbung, Telefon, Empfehlungen. Das ERP verwaltete Offerten und Rechnungen, doch die Verkaufsnachverfolgung lebte in Tabellen und in den persönlichen Postfächern. Das Büro übertrug täglich dieselben Informationen an mehrere Orte.
Im Aussendienst erhielten die Techniker ihre Infos per Telefon und schickten ihre Fotos per Messenger zurück. Und die Kunden fragten immer wieder: «Wie steht es um mein Dossier?» Am guten Willen fehlte es nie. Es fehlte ein System, das alle verbindet.
Was Stunden kostete, ohne dass es jemand sah.
Dieselben Daten dreimal getippt
Kontakte, Beträge und Phasen wurden zwischen ERP, Tabellen und E-Mails abgeschrieben. Am Ende standen Dubletten und widersprüchliche Versionen.
Leads, die warten mussten
Zwischen dem Eingang einer Anfrage und der ersten Aktion vergingen 216 Stunden. Und je länger eine Anfrage wartet, desto kälter wird sie.
Benachrichtigungen, die niemand mehr las
Eine Meldung pro Ereignis: weniger als 7 % Reaktion. Die echten Dringlichkeiten gingen in der Masse unter.
Unklar, welcher Kanal rentierte
Das Werbebudget wurde nach Gefühl verteilt, ohne Verbindung zwischen der Herkunft eines Leads und der Unterschrift.
Anrufe, um jedes Dossier zu verfolgen
Dokumente per E-Mail verschickt und nachgefasst, ausstehende Unterschriften, kein Überblick für den Kunden.
Fünf Bausteine, einer nach dem anderen.
Wir haben nichts auf einen Schlag ersetzt. Jeder Baustein wurde in Betrieb genommen, genutzt und gemessen, danach kam der nächste dazu. Das ERP blieb von Anfang bis Ende bestehen.
- 01 · Verkaufen
Ein CRM, gebaut für das Verkaufsteam
Alle Lead-Quellen landen am selben Ort, bereinigt und ohne Dubletten. Jede Anfrage wird nach Region, Produkt und Sprache dem richtigen Verkäufer zugewiesen, Abwesenheiten inklusive.
- Wärme-Score und Top 3 zum Anrufen
- Vorbereitungsblatt für Termine
- Preisrechner, kalibriert auf 241 echten Offerten
- 02 · Nichts vergessen
KI-Agenten für die ganze Nachverfolgung
Die Agenten lesen Verkaufs-E-Mails und aktualisieren die Datensätze, bereiten Erinnerungen für Unterschriften und Zahlungen vor, bitten nach Auftragsabschluss um Bewertungen und verfassen jeden Monat den Bericht zu verlorenen Aufträgen.
- Erinnerungen zu Bürozeiten
- Freigabe durch das Team
- Ein täglicher Digest statt Einzelmeldungen
- 03 · Sicherheit geben
Ein Kundenportal ohne Passwort
Der Kunde meldet sich per Magic Link an, verfolgt den Fahrplan seines Projekts, unterschreibt Dokumente online und findet seine Rechnungen. Zu unterschreibende Dokumente werden direkt dort abgelegt.
- Dokumente in drei Bereichen
- Unterschrift mit Zeitstempel
- Wahl des Einsatztermins
- 04 · Aussendienst ausrüsten
Eine App für die Techniker
Nächster Einsatz, Route, Anruf mit einem Fingertipp und die nötigen Dokumente. Fotos werden auf dem Telefon verkleinert und automatisch im Dossier des Kunden abgelegt.
- Vertrauliche Teamplanung
- Dokumente ohne Preise und Verträge
- Fotos legen sich selbst ab
- 05 · Verbinden
Eine Synchronisation mit dem ERP
Stündlich fliessen Phasen, Beträge, Unterschriften und Rechnungen in beide Richtungen. Schutzmechanismen blockieren Dubletten und überschreiben nie einen Betrag: Jeder Schreibvorgang läuft zuerst als Testlauf.
- Bidirektionale Synchronisation
- Schutz vor Dubletten
- Freigaben mit einem Klick
Oberflächen-Vorschau, fiktive Daten
Die Zeit bis zur ersten Aktion bei einem Lead ist von 216 auf 95 Stunden gesunken, also um 56 %. Die Verkäufer suchen nicht mehr, wen sie zurückrufen sollen: Ihre Top 3 warten am Morgen auf sie.
Jeden Monat werden 67 Stunden Arbeit eingespart und 29 Stunden Kapazität gewonnen. Dem stehen rund 4 Stunden Überwachung gegenüber, um den Überblick über die Agenten zu behalten.
Rund vierzig Agenten führen fast 64'000 automatische Aufgaben pro Monat aus. Trifft eine wichtige Verkaufs-E-Mail ein, ist der CRM-Datensatz 3 bis 14 Minuten später aktuell, ohne manuelle Erfassung.
Die Attribution nach Kanal hat gezeigt, dass Leads von der Website 2.3-mal häufiger unterschreiben als Leads aus bezahlten sozialen Netzwerken (16.9 % gegenüber 7.2 %). Rund CHF 20'000 pro Jahr an unrentabler Werbung wurden erkannt und gestrichen.
Der Online-Preisrechner stützt sich auf 241 echte Offerten. Das erste Gespräch beginnt mit einer glaubwürdigen Grössenordnung statt mit einem «Das kommt darauf an».
Zahlen gemessen über einen Betriebsmonat. Keine Finanz- oder Personendaten veröffentlicht, Kunde anonymisiert.
Was funktioniert, und was wir korrigieren mussten.
- 01
Eine Meldung pro Ereignis liest niemand
Klassische Benachrichtigungen erreichten weniger als 7 % Reaktion. Wir haben sie durch einen begrenzten täglichen Digest ersetzt: weniger Nachrichten, mehr Aktionen.
- 02
Wir messen die Nutzung und streichen, was nicht gebraucht wird
Ein eigener Agent erkennt Funktionen und Automatisierungen, die niemand nutzt. Wir entfernen sie, statt immer mehr anzuhäufen. Ein einfacheres System wird besser genutzt.
- 03
Die KI schlägt vor, der Mensch gibt frei
Erinnerungen und heikle Einträge brauchen einen Klick zur Freigabe. Genau das hat dem Team Vertrauen gegeben, und damit die Agenten zum Alltag gemacht.
- 04
Das ERP bleibt massgebend
Ein Ersatz des ERP hätte das ganze Unternehmen lahmgelegt. Darauf aufzubauen, mit strengen Schutzmechanismen, hat es erlaubt, Baustein für Baustein voranzukommen.
- 05
Vorsicht bei kleinen Stichproben
Eine erste Nurturing-Sequenz erzielte rund 17 % Klicks bei 103 E-Mails. Ermutigend, aber zu wenig für ein Fazit: Wir messen weiter, bevor wir daraus eine Regel machen.
Und bei Ihnen?
Wie viele Stunden verliert Ihr Team jede Woche?
Wir beginnen mit einem Audit Ihrer Abläufe, um Doppelerfassungen, Wartezeiten und Lärm sichtbar zu machen. Danach schlagen wir Ihnen die ersten Bausteine vor, mit Offerte.